通知是一种将相关事件或文件传达给特定的读者，使读者能够知晓或实施的文书。适用于发布、传达需要下级机关执行，相关单位已知或要实施的事务，有时也被应用于批转或转发上级部门的公文。在我们的工作生活中，通知是最常用的一种公文，也是最易于被人理解和运用的一种形式。通知的用途非常广泛，例如传递上级的指示，安排相关工作，发布规章制度等等。通知相关事宜，传达上级指示，批阅或转递相关资料;任命和撤职，都是要发公告的。
通知的标题一般由发文机关、主要内容和文种组成，如《XXX公司关于开展安全大检查的通知》。有时也可以省略发文机关，由主要内容和文种组成标题，如《关于春节放假的通知》。还可以省略发文机关和事由，只有文种，直接写“通知”二字。
通知的发文对象比较广泛，主送机关较多，要注意主送机关得完整，其排序也要准确。对于正式的通知，其主送机关的排列顺序一般都会固定下来，这样可以避免出现失误。
通知的理由，要对发出通知的背景、目的和理由进行简要而扼要地说明。在下达指示或安排工作的时候，必须说明原因，说明事情发生的背景，根据，目的及意义。在对文档进行批转或转送的时候，既可以在第一句中表达通知理由，也可以用被转送的对象或转送的决议来表示。
通知的内容，属于通知的主体内容，它也是接收单位实施的最重要的基础，它要求将所发出的指示、所安排的工作、所提出的方法、所采取的措施和步骤等有条理地表述出来。在写作时，要明确而具体地描述自己应该知道的和要做的事情，也就是工作的任务和需求。当文件的数量很多，而且很复杂的时候，就必须把文件的每一条都列出来，这样就可以采取把文件的每一个部分都列出来的方式来说明。要使文章条理清楚，结构清晰，便于领会，便于实施。
履行规定，在通告中是可选的。对于发出指示和安排工作的通告，应在末尾说明相关的落实情况。若不需要，此节可略去。
第一，要搞清楚通知的内容，要搞清楚通知的目的。提前知道有哪些特别的事情要做。是安排工作，安排工作。或者是任命，或者是传达上级的命令。通知的对象不同，通知的内容也有差异。不光是要了解这份通知是怎么回事，也要了解这份通知要发给哪些人，有哪些条件。
第二，注重语言表达，做到条理清晰。通知的语言较为标准，一般以解释性文字为主要内容，根据事情的发展规律和本质特征进行描述，具有明确、准确、清晰、有逻辑等特征。通知的内容通常是按照规定进行归类，表述清楚，条理清楚，便于有效地执行。避免不分段落，条目不清晰，表述混乱。
第三，注重准确规范，避免产生歧义。通知是一种官方文件，它具有非常严格的标准和规范，在它的表述过程中，一定要用规范的语言来表述，以免因为用字不当而引起误会。
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